Logiciels de Création de formulaires

Les logiciels de création de formulaires concernent tous les outils qui permettent de formaliser en interne certains documents et processus et d’autre part solliciter un public extérieur dans le cadre d’une enquête.

Ils permettent d’améliorer la collaboration entre les différents membres du réseau de valeur.

Qu’est-ce qu’un logiciel de création de formulaires ?

Définition

Les logiciels de création de formulaires (Form Builder en anglais) font référence aux solutions informatiques qui permettent de créer et diffuser des formulaires papiers ou numériques.

Parmi eux, les formulaires de contact, d’abonnement, d’inscription, de paiement, de don, de recherche d’emplois, de participation à un événement, de sondages et enquêtes, etc.

Les outils de gestion de formulaires sont très largement disponibles en ligne pour permettre des usages collaboratifs (création, partage).

Comment ça marche ?

Depuis l’interface du logiciel, l’utilisateur peut créer un formulaire manuellement ou à partir des blocs personnalisables fournis par l’éditeur du logiciel.

Pour aller plus vite, il peut directement utiliser les modèles de formulaires qui sont inclus dans la solution.

Une fois créé, l’éditeur du formulaire obtient un lien qui lui permet de diffuser le formulaire dans l’un de ses canaux de communication : une newsletter, une page Internet, un mail de contact, etc.

Un export au format de son choix (Word, PDF, etc.) lui permet d’insérer son formulaire dans une pièce jointe ou de l’imprimer.

Le logiciel de création de formulaires collecte et traite automatiquement les formulaires remplis en ligne. Depuis une interface intuitive, l’administrateur dispose d’un accès aux formulaires et dispose d’outils statistiques pour les analyser.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de création de formulaires ?

Les gestionnaires de formulaires sont des outils puissants qui permettent aux utilisateurs de créer et diffuser leurs formulaires. Ils offrent également la possibilité de collecter et traiter les formulaires remplis en ligne.

La création de formulaires

Créer des formulaires à partir de blocs, de modèles ou d’une interface intuitive permet aux responsables métiers (marketing, RH, etc.) de créer eux-mêmes leurs formulaires sans compétence et pré-requis technique. Un simple drag and drop permet d’ajouter des blocs :

• Textes
• Cases à cocher
• Listes déroulantes
• Signature numérique
• Etc.

L’utilisateur n’a plus qu’à personnaliser le contenu de chacun des blocs et réaliser la mise en forme conditionnelle s’il souhaite créer un formulaire dynamique.

Certains outils sont dotés de la technologie OCR / ROC (pour Reconnaissance Optique de Caractère). Cela permet aux utilisateurs de scanner un document et le transformer en formulaire numérique doté de champs à remplir ou de cases à cocher.

La collaboration entre les processus métier

Au sein d’une organisation, des responsables métier peuvent créer ensemble des formulaires qui seront diffusés et/ou complétés par des individus opérationnels dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Depuis l’interface de l’application, ils peuvent collaborer pour créer un formulaire sur-mesure, adapté aux besoins de chacun.

Le logiciel gestion de formulaires permet de définir des actions à réaliser dès qu’un formulaire est rempli : notification, envoi de message personnalisé, prise de rendez-vous, etc.

De plus, certains éditeurs proposent des applications mobiles destinées aux équipes terrain. Les équipes terrain disposent d’un accès offline à l’application et peuvent compléter lesdits  formulaires depuis leur smartphone ou tablette dans le cadre de leur activité quotidienne. C’est le cas par exemple des chauffeurs-livreurs ou des équipes d’inspection.

L’application se synchronise automatiquement à la base de données de l’entreprise lorsque la connexion internet est rétablie.

Les tableaux de bord

Dans le cadre des sondages et enquêtes numériques, le logiciel centralise, traite tous les formulaires remplis et permet aux responsables d’analyser les données collectées. Grâce à une interface intuitive et des indicateurs personnalisables (tableaux, graphiques, diagrammes, etc.), les utilisateurs peuvent réaliser une analyse quantitative pour :

• Identifier des tendances
• Tester des idées
• Détecter les forces et faiblesses d’une offre ou d’un produit
• Etc.

Les différents filtres et tris proposés permettent de réaliser des rapports personnalisés et de les exporter au format de son choix.

Dans le cadre de formulaires qualitatifs (fiche client, formulaire de contact, etc.), les administrateurs peuvent visualiser individuellement chacun des formulaires remplis.

Qui utilise les logiciels de création de formulaires ?

Le format du formulaire est intéressant pour toutes les organisations (PME, Grand Groupes, publique, privée) qui ont besoin de :

• Formaliser certains processus et documents
• Contacter et gérer facilement une grande base de données

Tout individu au sein d’une organisation peut utiliser le formulaire dans le cadre de son activité :

• Les services commerciaux pour créer les fichiers clients, créer des propositions commerciales, etc.
• Les services marketing dans le cadre d’enquêtes de satisfaction
• Les services d’audit pour réaliser des rapports sur le contrôle interne
• Les fonctions supports pour formaliser certains documents : factures, contrats, etc.
• Les collectivités pour réaliser des campagnes de recensement démographique
• Les organisations gouvernementales pour faciliter l’enregistrement des procès-verbaux
• Les associations pour recueillir des dons et connaître les disponibilités des volontaires
• Etc.

Pourquoi utiliser un logiciel de création de formulaires en entreprise ?

Le logiciel de création de formulaires permet aux entreprises d’automatiser certains processus internes, de solliciter facilement ses clients. Néanmoins, il présente également quelques inconvénients.

Avantages

• Technologie OCR / ROC
• Gestion des contacts et publication automatique des formulaires
• Formulaires dynamiques
• Tableaux de bord personnalisables et rapports post-campagne
• Responsive design

Inconvénients

• Biais d’échantillonnage possible lors de la diffusion d’un formulaire en ligne
• Besoin d’intégration dans le système d’information interne peut nécessiter un outil sur-mesure