Utilisée par 350 000 utilisateurs et plus de 10 000 organisations, Zeendoc est une solution SaaS française de gestion électronique des documents.
Spécialement pensée pour les PME, elle permet de stocker, d’organiser et de partager simplement toute l’information de l’entreprise, qu’importe le support de base (papier, fichier dématérialisé, pièce jointe, mail, etc.). Zeendoc adresse ainsi les besoins de l’ensemble des fonctions, des RH aux responsables administratifs et financiers en passant par les équipes opérationnelles.
Interfaçable avec la majorité des outils métiers existants, Zeendoc promet un gain de temps considérable dans tous les processus de l’entreprise : plus de documents perdus, plus de documents oubliés. Le tout au moyen d’une plateforme parfaitement sécurisée et conforme avec les réglementations en vigueur (RGPD, HDS, Loi El Khomri, Eidas, etc.).
Quelles sont les principales fonctionnalités de Zeendoc ?
Centralisation et accès facilité aux documents
Zeendoc permet de rassembler toutes les informations d’une entreprise dans une base documentaire unique. Ce qui rend Zeendoc exceptionnel :
- Analyse et classement automatique : Zeendoc trie et organise les documents de façon intuitive, garantissant une recherche rapide et efficace.
- Accessibilité universelle : Les documents sont accessibles depuis différents appareils (ordinateur, tablette, smartphone), facilitant le travail à distance ou en déplacement.
Optimisation des processus documentaires
L’application Zeendoc est conçue pour améliorer les processus de travail internes, apportant des gains significatifs en temps et en efficacité. Ses points forts incluent :
- Recherche rapide et partage sécurisé : Localisez les documents nécessaires en quelques secondes et partagez-les en toute sécurité au sein de l’entreprise.
- Augmentation de la productivité : Grâce à ses fonctionnalités intuitives, Zeendoc réduit le temps consacré au traitement des documents, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Innovation et engagement écologique
Zeendoc se distingue par son engagement écologique et sa capacité à innover. Ses caractéristiques distinctives comprennent :
- Solution bas carbone : Engagée dans une démarche écoresponsable, Zeendoc a réduit son empreinte carbone, illustrée par le projet Zeenplanet avec plus de 34 555 arbres plantés.
- Adaptabilité et personnalisation : Zeendoc offre des solutions sur mesure, adaptées aux besoins spécifiques de chaque secteur d’activité, témoignant de son approche innovante et orientée client.
Notre test complet de Zeendoc
Afin de montrer aux entreprises comment Zeendoc peut améliorer leur productivité, fluidifier les procédures quotidiennes et améliorer la communication entre toutes les parties prenantes de l’entreprise, on s’est focalisés sur 3 fonctionnalités clés : le stockage et la recherche intelligente de documents, l’automatisation des tâches et le partage des documents.
Voici notre analyse détaillée de ces 3 composantes cruciales du logiciel.
Le stockage et la recherche intelligente de documents
Zeendoc offre un espace de stockage centralisé facilitant l’accès aux documents pour nos utilisateurs.
On a particulièrement été conquis par sa fonction de recherche intelligente. Ici, pas d’arborescence, mais un puissant moteur de recherche capable de retrouver en quelques clics les fichiers souhaités, grâce à l’utilisation de mots-clés.
On a également la possibilité d’utiliser des champs de classement définis au préalable, lors de la mise en place de notre armoire (date, auteur, fourchette de montant, champ libre, etc.).
Cette fonctionnalité se révèle un atout majeur pour une équipe telle que la nôtre, amenée à gérer quotidiennement une quantité importante d’informations.
L’automatisation des tâches
L’automatisation des tâches est une autre des fonctions phares du logiciel.
Plus concrètement, dans Zeendoc, on peut définir des règles et des workflows afin de rationaliser certaines actions répétitives, comme la validation de documents, le classement des fichiers, la saisie comptable, la collecte des factures fournisseurs ou encore la génération de rapports. Et lorsqu’on réalise une même tâche plusieurs fois, l’outil apprend et devient capable de l’exécuter tout seul !
Résultat : on dispose de plus de temps pour nous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, on améliore la productivité globale de l’entreprise et on réalise des économies notables sur les coûts de gestion.
Le partage sécurisé des documents
Avec Zeendoc, toutes nos données sensibles sont à l’abri !
En effet, la plateforme met l’accent sur la sécurité et le contrôle des accès aux documents. Nos utilisateurs ont la possibilité de partager des fichiers de façon protégée grâce à des liens sécurisés et des niveaux d’autorisation personnalisés.
Grâce aux outils de suivi et d’audit, le logiciel assure également la traçabilité des actions. On sait par exemple qui a ouvert tel document, quand, quelles éventuelles modifications ont été effectuées, etc. De quoi renforcer la transparence et la conformité avec les réglementations en vigueur.
Enfin, on apprécie le fait que les données stockées sur Zeendoc soient parfaitement protégées (redondance, infrastructure multi-sites, cryptage, etc.) et hébergées dans des datacenters situés en France.
