Logiciels de Rendez-vous et organisation

La planification d’une rencontre entre plusieurs personnes peut s’avérer compliquée car cela dépend de plusieurs paramètres que toutes les parties ne connaissent pas.

Les solutions collaboratives de prise de rendez-vous solutionnent ce problème en donnant la possibilité aux personnes que vous souhaitez d’accéder à un agenda mettant en évidence vos disponibilités. Ces personnes pourront ensuite faire une demande de rendez-vous dont vous serez notifiée par email. Libre à vous enfin d’accepter ou décliner la demande.

Qu’est-ce qu’un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?

Définition

Entre le temps perdu passer au téléphone, à gérer les réservations, à se demander les dates libres et les salles opérationnelles, il est nécessaire d’adopter une méthode efficace pour simplifier ces tâches. Un logiciel de prise de rendez-vous en ligne est un outil conçu pour faciliter toutes ces actions grâce à des technologies telles qu’un agenda partagé accessible sur Internet.

Comment ça marche ?

Concrètement, le logiciel comprend deux interfaces. L’une prend en charge les prises de rendez-vous et l’autre la gestion de la structure en général. L’outil met à disposition de l’utilisateur toutes sortes d’applications pour gérer son service. L’utilisation d’un logiciel de prise de rendez-vous lui permet notamment de donner à ses clients la possibilité de réserver directement en ligne.

Il ne suffit plus qu’à choisir un logiciel qui saura répondre aux exigences de la structure. Il est important de préciser que tous les logiciels disponibles sur le marché ne proposent pas les mêmes fonctionnalités.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de prise de rendez-vous SaaS ?

Le réceptionniste automatique

Avoir recours à un logiciel de prise de rendez-vous permet de disposer d’un planning en ligne, accessible 24h/7j. Ce genre d’outil permet d’accepter ou de refuser les dates de rendez-vous en attente, et cela depuis n’importe quel endroit, tant que le terminal est connecté à Internet. Dans le cas des cabinets médicaux, le médecin sera en mesure de vérifier lui-même les rendez-vous, sans avoir à faire appel à une aide. Au cours d’une visite, en attendant les résultats d’analyse ou lors du déjeuner, il lui suffit de regarder son smartphone pour accéder à son agenda en ligne.

La gestion des rendez-vous

Avec un tel logiciel, les clients de l’entreprise peuvent voir les disponibilités et prendre rendez-vous en ligne. Il leur est également possible de réserver sur une autre page que le site principal de l’établissement, par exemple sur Facebook. Cette date sera automatiquement marquée sur l’agenda de l’utilisateur. Pour optimiser le service, certains fournisseurs de ces logiciels proposent la possibilité de payer les consultations en ligne, notamment dans le cas d’un cabinet médical.

Un des paramétrages dans le logiciel est consacré à l’envoi des messages et courriels automatiques pour rappeler les clients de leur date de rendez-vous. D’autres modules leur permettent d’avoir accès à plus de détails, tels que le nom de l’intervenant ou le motif de l’entrevue.

Le formulaire pour prendre rendez-vous en ligne

Pour permettre aux clients de prendre rendez-vous, l’utilisateur doit pouvoir élaborer un formulaire en ligne. Celui-ci est paramétrable pour que les informations soient faciles à lire une fois complété. Au final, le client disposera d’une fiche où il pourra insérer toutes les données le concernant. Cette fonction va de pair avec les modules de blocage de plage horaire pour qu’aucun autre client ne vienne prendre rendez-vous pendant une durée préétablie.

Qui utilise un logiciel de prise de rendez-vous numérique ?

Il s’agit d’un outil de travail destiné pour tous ceux qui exercent des professions libérales, en l’occurrence le gérant d’un salon de coiffure. Il est également idéal dans le cadre du télésecrétariat, de même pour la gestion d’un cabinet médical. Ce genre de logiciel est conçu pour gagner du temps dans la prise de rendez-vous, tant côté client que côté utilisateur. En somme, il s’agit d’un agenda partagé.

Pourquoi utiliser un logiciel de prise de rendez-vous en entreprise ?

Avantages

• Il permet de pallier les appels incompréhensibles et échanges de message pour planifier un rendez-vous.
• Il envoie automatiquement un rappel par message ou par email pour éviter que les clients oublient leur rendez-vous.
• Il offre un agenda paramétrable pour que chaque utilisateur puisse configurer son calendrier selon ses convenances.
• Il facilite le suivi de paiements grâce à la synchronisation des données.
• Il permet de créer une base de données clients pour enregistrer et consulter les données concernant ces derniers : coordonnées, historique des rendez-vous, prochaines consultations, etc. Il n’est plus nécessaire de chercher un numéro dans un agenda papier.
• Il permet de trouver facilement des créneaux.

Inconvénients

• Dans le cas d’un logiciel proposé en version gratuite, les nombres de rendez-vous sont souvent limités.

Comment choisir un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?

• La gestion des équipes : certains logiciels permettent l’attribution d’un calendrier pour chaque employé, tandis que d’autres se limitent à la gestion des rendez-vous par Internet.
• La gestion des services : grâce à cette fonctionnalité, l’utilisateur peut avoir la mainmise sur toutes les activités se déroulant dans son entreprise.
• Le coût : les tarifs des logiciels varient en fonction de leurs fonctionnalités. Il est possible d’effectuer des développements sur mesure, à condition de payer le nécessaire. Plus le logiciel est cher, plus il est performant.

Les meilleurs logiciels de prise de rendez-vous gratuits et open source

• Reservio
• Easy !Appointments
• SimplyBook
• Agendarezo
• Doodle

Les logiciels de prise de rendez-vous professionnels les plus connus

Pour autoentrepreneurs, freelance et indépendant

• Codeur
• KwikConsult
• Semyou

Pour start-up

• AppointMentor
• Store Vantage
• SuperSaas Appointment Shedule

Pour TPE

• MonHoraire
• Boosky
• MyTime

Pour PME

• Calbird
• QeaSys
• Vyte

La planification de rendez-vous et organisation n’étant pas toujours simple, un outil automatisé passant par Internet permet de simplifier la gestion de ces tâches.