Othentis : Collecte automatisée de documents légaux

Othentis propose une approche automatisée du contrôle documentaire, en s’appuyant sur une solution SaaS conçue pour centraliser, authentifier et actualiser les justificatifs réglementaires.

En effet, dans le secteur du BTP, la gestion des documents de conformité est une tâche chronophage et à fort enjeu. Attestations URSSAF, assurances, Kbis… leur collecte et leur vérification mobilisent un temps considérable et exposent les entreprises à des risques juridiques en cas de non-conformité.

Othentis automatise et sécurise ce processus : le logiciel récupère, vérifie et classe les documents de manière fiable, garantissant une conformité sans faille et un gain de temps significatif.

Aujourd’hui, déjà 50 utilisateurs nous remercient avec enthousiasme pour cette simplification, ravis de voir l’application tout faire toute seule.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’Othentis ?

Automatisation des contrôles documentaires

La gestion des documents réglementaires dans le cadre de la sous-traitance impose des vérifications fréquentes et des mises à jour régulières. Othentis structure et sécurise ce processus en automatisant plusieurs étapes clés.

• Centralisation des documents nécessaires (extrait K-bis, attestations Urssaf, assurances…).
• Authentification automatique pour identifier les documents falsifiés ou périmés.
• Relances programmées pour assurer la mise à jour des pièces administratives.

Suivi en temps réel et gestion des alertes

L’évolution des réglementations et des statuts administratifs des entreprises impose un suivi dynamique des dossiers.

• Tableau de bord de conformité offrant une vue d’ensemble sur les documents collectés.
• Alertes et notifications en cas d’anomalie, d’expiration ou de non-conformité.
• Mise à jour continue des informations en fonction des modifications réglementaires.

Archivage et accessibilité sécurisée des documents

L’archivage des justificatifs administratifs est une exigence réglementaire, notamment en cas de contrôle par les autorités compétentes.

• Stockage structuré des documents avec accès restreint selon les profils utilisateurs.
• Historique des vérifications et suivi des mises à jour des pièces administratives.
• Exportation et consultation rapide pour faciliter les audits et contrôles.

Réduction des risques liés à la non-conformité

Le non-respect des obligations légales peut entraîner des sanctions financières et des risques juridiques pour les donneurs d’ordre.

• Vérification automatique des obligations légales liées à chaque prestataire.
• Évaluation des risques en cas d’irrégularité documentaire.
• Documentation conforme aux exigences des organismes de contrôle (Urssaf, fisc, assurances).

Quels sont les principaux utilisateurs d’Othentis ?

Maîtres d’ouvrage

Le suivi administratif des sous-traitants représente un enjeu de sécurisation juridique pour les maîtres d’ouvrage. Othentis offre un cadre structuré pour garantir la conformité des entreprises intervenantes.

Maîtres d’œuvre

Les maîtres d’œuvre, en charge du bon déroulement des projets, doivent s’assurer du respect des obligations réglementaires. Une solution centralisée permet de rationaliser le suivi documentaire tout en réduisant la charge administrative.

PME, PMI et ETI faisant appel à des prestataires

Les entreprises ayant recours à des prestataires extérieurs doivent s’assurer de leur conformité. Un système automatisé limite les risques de gestion manuelle et améliore la traçabilité des échanges documentaires.

Analyse des bénéfices de l’automatisation de la conformité documentaire

L’automatisation de la gestion des documents réglementaires permet une meilleure maîtrise des obligations légales et une optimisation des ressources allouées à ces tâches.

• Optimisation des processus : réduction des délais et des tâches répétitives associées à la collecte et à la vérification des documents.
• Réduction des risques : diminution des erreurs humaines, identification précoce des non-conformités et anticipation des mises à jour nécessaires.
• Accessibilité et transparence : structuration et conservation des documents dans un espace sécurisé, avec suivi des actions effectuées.

L’intégration d’une solution comme Othentis permet d’apporter une réponse méthodique aux défis de la conformité administrative dans le secteur du BTP et au-delà.