Logiciels de carte corporate

Les cartes corporate font partie des outils de finance et comptabilité indispensables aux entreprises. Elles facilitent un grand nombre de tâches incombant au département finance ou ressources humaines des sociétés, notamment dans la gestion des frais professionnels.

Qu’est-ce qu’une carte corporate ?

Définition

Une carte corporate est une carte de paiement professionnelle délivrée par une entreprise à ses salariés. Elle fonctionne comme une carte de paiement classique. Elle permet de faciliter la gestion des dépenses professionnelles sans avoir forcément à passer par l’établissement d’une note de frais. Elle est utile pour les sociétés et les employés lors de déplacements professionnels.

Comment ça marche

La carte d’affaire est une carte classique de débit ou crédit qui permet de régler ses dépenses professionnelles (notes de restaurant, carburant ou péage, nuit d’hôtel , voyages d’affaires, billets de train…). Elle est remise au salarié après l’employeur. Les cartes d’entreprise sont paramétrables en fonction de l’utilisateur : montant maximal, jour d’utilisation, nature des dépenses autorisées… Les titulaires de la carte bancaire professionnelle disposent d’options qui leur sont propre et sont disponibles à différents tarifs. A titre d’exemple, elles ne permettent pas toutes de réaliser des retraits dans les distributeurs automatiques ou d’effectuer des achats en ligne. De manière générale ces cartes peuvent être utilisées sur tout type de terminal de paiement sans frais supplémentaire pour le salarié.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’une carte d’entreprise ?

Gestion des notes de frais : L’adoption d’une carte corporate pour les dépenses professionnelles diminuent de manière drastique le temps passé sur dans les outils de gestion sur le traitement des notes de frais professionnels grâce notamment à l’autorisation systématique. Avec cette automatisation, les titulaires de ces cartes ne sont plus dans l’obligation de rentrer manuellement chaque facture. Le DAF a directement accès via un reporting au solde disponible des salariés. La création des profils des employés ainsi que le crédit des comptes se font en quelques minutes. Ces outils permettent aussi de mettre en place des alertes en cas de dépassement. La carte business peut être une carte de débit ou une carte de crédit de type visa ou mastercard.

Gestion des tickets restaurants : En première impression, d’un point de vue de l’identité visuelle ce sont simplement des cartes bancaires et pourtant certaines cartes corporate simplifient l’administration des titres restaurant. Plutôt que de gérer chaque mois la commande de titres papier, l’employeur peut créditer de manière instantanée une carte nominative remise à chaque employé. Cela permet de prendre en compte rapidement les absences et les congés. Grâce à cette carte les employé comme l’employeur gagnent en lisibilité et cela permet d’éviter les régulation d’un mois sur l’autre.

Compte bancaire en ligne simplifié : Ouvrir un compte bancaire professionnel n’est pas toujours simple. Certaines banques en ligne se sont spécialisées dans l’ouverture de compte profesionnel pour les micro entrepreneurs, les freelances et les PME allégeant les démarches à effectuer et les frais bancaires. Ces néo banques proposent les mêmes services que n’importe quelle banque : virement, remise de chèque, autorisation de découvert, carte visa ou mastercard… Les virements se font rapidement d’un compte à l’autre. Il est très simple d’alimenter un compte ou de prélever sur un compte. De plus ces banques proposent des fonctionnalités telles que le paiement sans contact, les garanties d’assurance ainsi que la prise en compte des frais en cas de perte.

Qui utilise une carte de paiement professionnelle ?

La gestion des paiments et autres frais professionnels peut parfois être compliqué. La carte corporate permet d’améliorer considérablement la gestion des petites ou moyennes entreprises. Il existe des cartes bancaires professionnelles pour tout type d’entreprise. Certaines proposent des fonctionnalités simples et des services rapides adaptés aux micro entrepreneur ou start up. Tandis que d’autres proposent des services plus complets pour les TPE et PME. Celles destinées aux grands groupes prévoient des options les déplacement à l’étranger et prposent des cartes bancaires internationales, ainsi que des applications pour gérer ses comptes. L’enjeu principal pour les entreprises utilisant ces cartes est de mieux gérer leur trésorerie mais également de récuperer une charte graphique et l’imprimer dessus pour véhiculer l’image de l’entreprise aux salariés au quotidien. Elle peut se transformer en véritable carte de visite et support de communication.

Pourquoi utiliser une carte corporate ?

Avantages

• Gain de temps dans la gestion des notes de frais qui peut être automatisée
• Facilite la gestion des dépenses par l’employé lui-même grâce à une application mobile et au relevé de compte en ligne
• Contrôle des dépenses grâce à des plafonds ajustables pour chaque employé
• Reporting précis des dépenses de chaque salarié en temps réel
• Un excellent outil de communication en interne pour une entreprise

Inconvénients

• Coût de certaine carte bancaire professionnelle

Comment choisir une carte corporate ?

Débit immédiat ou différé : Il est possible de choisir d’etre débité immédiatement ou seulement en fin de mois. Le débit différé permet d’anticiper le remboursement des notes de frais. Les cartes à débit différé sont souvent plébiscitées par les entreprises car elle permettent une meilleure gestion des dépenses. Le prélevement peut être différé de 28 à 70 jours selon la carte corporate utlisée. Il est aussi possible de choisir le compte rattaché, celui de l’employeur ou du collaborateur. Elle facilite grandement la gestion des reçus pour toute l’administration. 

Services proposés : Est-il facile de contacter la banque 24 heures sur 24 ? Les salariés peuvent-ils se servir de leur carte de retrait à l’étranger ? Est-il facile de faire opposition ? Il est possible de réaliser des dépenses pour les proscpect plus facilment grâce à une carte d’entreprise. Il est important de s’assurer que les services proposés correspondent aux besoins de l’entreprise. Ce service doit être d’autant plus réactif qu’il s’adresse à une société et non à un particulier. Il est possible pour les entreprises de définir des paramètres d’impression de cartes comme le grammage de la carte, le petit format ainsi que de choisir par exemple un pelliculage mat. Il est nécessaire de s’assurer que l’entreprise puisse gérer correctement les plafonds de paiments. En effet grâce à cela les entreprises peuvent éviter une utilisation frauduleuse des cartes bleues. 

Garanties offertes : Que se passe-t-il si ma carte corporate est volée ? Comme pour une carte bancaire classique, l’établissement bancaire doit offrir des garanties (assurance voyage, rapatriement, garanties pour les véhicvules de location…). Il est important de prendre connaissance de ce qui est assuré ou non (fraude, vol…) et être certain que la couverture sera à la hauteur du préjudice subi. Les avantages de la carte sont très intéressants pour les entreprises et n’ont que très peu de contraintes. 

Cout : Combien coûte une impression de carte business ? Les tarifs sont-ils dégressifs ? Quel est le montant des frais bancaires et des cotisations ? Attribuer une carte business à plusieurs employés peut vite devenir coûteux. Il est important de se renseigner sur le prix de celle-ci et de ce que ce prix couvre.

Les cartes corporate les plus connus

Pour autoentrepreneur, freelance et indépendant

• Qonto
• N26
• Shine
• Anytime

Pour start up, TPE et PME

• LunchR
• Spendesk
• Mooncard