Le planning d'intervention, un indispensable pour organiser vos interventions terrain !

Qu’est-ce qu’un planning d’intervention, pourquoi y prêter une attention particulière et comment l’optimiser ?

Que vous soyez gestionnaire d’une entreprise de prestation de services ou responsable d’une équipe de maintenance, vous cherchez à mettre en place un planning efficace pour organiser les interventions de vos équipes terrain de manière fluide et rentable. Il en va de votre compétitivité !

La gestion et la planification des interventions de maintenance, d’installation ou de dépannage ne s’improvisent pas. Pour vous aider, vous trouverez quelques exemples de plannings, sous Excel notamment, mais surtout des outils pour optimiser vos tournées et votre temps.

À quoi sert un planning d’interventions ?

Objectifs pour le planificateur d’interventions

Les interventions peuvent être prévues, voire récurrentes, dans le cadre d’un contrat de maintenance préventive. Mais les demandes urgentes, en cas de panne par exemple, surviennent hélas de façon imprévisible.

Le responsable de conduite d’activité doit donc veiller à remplir le planning avec les tournées techniciens connues. Il doit aussi anticiper et réagir en cas de demandes exceptionnelles de dernière minute, dans le respect du temps de travail maximum et des engagements contractuels.

Le planning d’intervention lui permet :

• de répartir les missions dans le temps, selon les délais impartis, en gardant une marge de manœuvre ;
• d’affecter les interventions en fonction du besoin en matériel, du temps de travail estimé, de la disponibilité et des compétences des techniciens ;
• de visualiser l’activité en cours sur le terrain et le job status des techniciens (disponibles, en route, en intervention) pour planifier les urgences.

En plus d’être un outil d’organisation et de communication, le planning est donc un levier de performance favorisant l’optimisation du temps, des coûts mais aussi la gestion des ressources humaines et matérielles.

Pourquoi faut-il l’optimiser ?

Voici les principaux enjeux d’une planification des interventions efficace :

• la productivité : en répartissant la charge de travail et les missions intelligemment, suivant leur situation géographique par exemple, les techniciens perdent moins de temps dans les déplacements, réalisent plus d’interventions et les plages horaires vides sont évitées ;
• la flexibilité : une planification flexible et bien anticipée permet de pallier les problèmes de dernière minute, comme une absence pour congé maladie, une mauvaise météo, des embouteillages, une panne de véhicule ou le retard sur un chantier ;
• le développement de la marque employeur : l’attraction et la rétention des meilleurs talents passent souvent par les conditions de travail proposées, la communication interne et les outils mis à disposition ;
• la satisfaction des clients : le respect des délais et des engagements en est un critère, mais les techniciens qui travaillent dans de meilleures conditions sont aussi plus à l’écoute des demandes et retours éventuels. Le temps gagné en trajet peut être réaffecté à d’autres missions mais aussi à du service client (la démonstration plus poussée du fonctionnement d’une machine par exemple).

💡 Il va sans dire qu’un planning d’intervention bénéficie à la fois au planificateur et à ses équipes terrain. Il est donc indispensable qu’il soit dématérialisé pour pouvoir être modifié et partagé en quelques clics.

Comment faire un planning d’intervention ? 6 méthodes de planification

1. Planification par jour : quand les types d’interventions et les compétences de vos équipes sont similaires ;
2. Planification par technicien : quand vos équipes ont des compétences différentes (techniciens de maintenance, inspecteurs-auditeurs, conducteurs-chauffeurs, etc.) ;
3. Planification selon la disponibilité du matériel : quand certains équipements coûteux sont en nombre limité ;
4. Planification par zone géographique : quand vous couvrez plusieurs zones, pour réduire les déplacements ;
5. Planification sous contraintes : quand vous définissez les priorités en fonction de vos objectifs, à l’aide de tableaux de bord et d’indicateurs de pilotage ;
6. Planification assistée par intelligence artificielle : quand des algorithmes permettent l’optimisation automatique des plannings suivant certains critères, comme la durée prévisionnelle des différents types d’interventions.

Organilog

Réaliser un planning d’intervention sous Excel

Excel est un outil universel. Tout le monde l’a sur son ordinateur, ou connaît Google Sheet, son équivalent dans le cloud.
Il permet de faire un planning d’intervention gratuit dès lors que vous avez déjà une licence sur votre ordinateur.

Voici un exemple de planning d’intervention sous Excel pour une semaine et deux équipes de travail :

Exemple de planning d’interventions sous Excel (vue hebdomadaire)

Pour aller plus loin, cette vidéo explique comment créer un planning automatisé en utilisant des formules (ici pour la gestion des congés ou la planification des astreintes de vos techniciens par exemple) :

Lire la vidéo — Gérez toutes vos INTERVENTIONS sur EXCEL - Modèle à télécharger [GRATUIT]

Mais si Excel peut convenir aux petites équipes gérant peu d’interventions et peu de clients, il devient vite une usine à gaz pour les tableaux plus complexes, avec un risque de perte de données.

Ce qui lui manque principalement ? L’interactivité avec vos autres outils, comme votre ERP ou votre CRM, et l’accessibilité aux données à jour, en mobilité et en temps réel.

Utiliser un logiciel de planification ?

Avec un outil de planification tel que PlanningPME, adapté à tous les secteurs d’activité, vous pouvez créer tous types de plannings, d’interventions, mais aussi de formation, ou de suivi des congés.

Grâce à ses versions desktop, web et application mobile, les différentes parties prenantes peuvent visualiser et modifier le planning en temps réel, depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.
Sa large capacité de personnalisation permet à l’outil de s’adapter à votre métier, avec des champs paramétrables en fonction des données spécifiques à votre activité.

Lire la vidéo — Comment créer un planning en 10 étapes?

Vous pouvez aussi suivre l’historique des modifications effectuées dans le planning et gérer les droits des utilisateurs.

✅ Et un tel outil, c’est aussi beaucoup d’économies pour votre entreprise ! Vous rationalisez vos processus, centralisez toutes vos données, gagnez en visibilité pour la gestion mais aussi pour vos équipes sur le terrain…

Combien pourriez-vous économisez, au juste ? Kizeo Forms vous propose une calculatrice pour avoir la réponse ! Estimez le retour sur investissement de vos interventions terrains :

Mais ce n’est pas tout ! Ce logiciel de gestion d’interventions vous permet de créer des formulaires personnalisés pour vos chantiers : comptes-rendus, bons d’intervention, rapports de maintenance… tout y passe.

Les techniciens saisissent les infos directement sur tablette ou mobile, même hors connexion. Les données sont ensuite centralisées, sécurisées et exportables en un clic (PDF, Excel, email, etc.).

Un outil simple, mais redoutablement efficace pour :

• fluidifier la planification,
• réduire les erreurs,
• gagner un temps fou au bureau comme sur le terrain.

Adoptez l’un de nos 12 logiciels de gestion des interventions

CVC, plomberie, électricité, sécurité, BTP, nettoyage… si votre activité dépend d’une gestion des interventions optimale, un logiciel de gestion des interventions et d’optimisation des tournées vous offre une plus grande profondeur fonctionnelle.

En mode SaaS, il permet :

• à vos équipes du back-office de planifier les interventions et d’optimiser les déplacements grâce à la visualisation cartographique des tournées ;
• à vos équipes terrain d’accéder à toutes les informations à jour, depuis une application mobile, même hors connexion.

Gain de temps, économies, suivi facilité… Les avantages sont multiples ! Mais concrètement, comment vous séparer de vos fichiers Excel si pratiques ?

Si vous êtes convaincu·e, plongez-vous dès à présent notre sélection de logiciels, conçue pour vous aiguiller dans votre choix :

Altagem Gestion Interventions, le tout-en-un pour les pros du terrain

Altagem Gestion Interventions s’adresse aux entreprises qui gèrent des équipes mobiles, des chantiers ou des interventions : BTP, espaces verts, nettoyage, ESAT… un vrai couteau suisse ! Parmi ses atouts, nous trouvons:

• un planning intelligent glisser-déposer tenant compte des disponibilités, compétences et véhicules ;
• une application mobile pour suivre les tournées, envoyer photos, signatures et infos terrain ;
• la géolocalisation en temps réel pour ajuster les tournées rapidement ;
• des rapports personnalisés et un portail client pour plus de transparence.

BigChange, la solution globale de gestion des interventions

BigChange regroupe tous les outils pour optimiser la planification de vos interventions terrain. La augmente la qualité de vos services et renforce la satisfaction de votre clientèle. Parmi ses avantages :

• une application mobile (sur Android et iOS), pour le suivi des temps de travail et la géolocalisation de vos équipes mobiles,
• la planification rapide grâce à des modèles prédéfinis et visuelle grâce à un calendrier Gantt avec code couleur,
• un assistant intelligent de programmation pour optimiser les temps de trajet et attribuer les missions aux ressources compétentes.

Divalto weavy, le CRM métier qui gère les interventions terrain

Divalto weavy a pour but d’assister les coordinateurs de PME et d’ETI dans la gestion raisonnée des interventions. Ses atouts :

• la pré-planification des interventions de maintenance préventive,
• une vue cartographique pour planifier les interventions en optimisant les tournées,
• la visibilité sur les congés et absences et tout autre rendez-vous pour une planification au plus près des disponibilités des équipes terrain.

MySABE, l’optimisation de la gestion de vos interventions

MySABE facilite la gestion du planning des interventions de vos techniciens, car vous pouvez :

• attribuer le technicien de votre choix et modifier la planification de vos interventions par cliquer-glisser-déposer,
• avoir une vue globale de l’activité de vos techniciens (trajet, temps de travail effectué, localisation en temps réel) de façon journalière, hebdomadaire ou mensuelle,
• optimiser le parcours de vos techniciens grâce à un module de géolocalisation qui calcule le temps de trajet selon le trafic.

Opti-Time, l’outil qui optimise les activités terrain

Opti-Time est un logiciel de gestion des plannings d’interventions sur le terrain. Son objectif : perfectionner vos activités, de la prise de rendez-vous à l’optimisation des déplacements. Il propose :

• d’accompagner les équipes mobiles dans leurs interventions sur le terrain, grâce à son application mobile,
• d’optimiser votre planning en temps réel en réorganisant intelligemment vos rendez-vous urgents et récurrents,
• de s’adapter à votre activité en prenant en compte vos caractéristiques : compétences, typologie de clients, nuitées, récurrence, astreintes, etc.

Praxedo, l’outil entièrement paramétrable

Le progiciel Praxedo en est un bon exemple, car il propose :

• la planification drag & drop : le responsable planifie les interventions récurrentes et les déplace, ou change leur affectation, par un simple glisser-déposer,
• la planification intelligente : le module SmartScheduler permet l’optimisation automatique de planning grâce à des algorithmes. Ils prennent en compte des paramètres tels que la nature de l’intervention, sa durée prévisible, etc.,
• l’auto-planification : le technicien, une fois disponible, peut repérer les missions dans son périmètre grâce à leur géolocalisation et s’attribuer lui-même une intervention.

Nexxio, la solution terrain pour le BTP et l’entretien immobilier

Nexxio s’adresse aux entreprises du BTP, aux régies et aux gestionnaires d’immeubles qui gèrent des interventions à la chaîne. Nexxio est apprécié pour :

• la gestion des bons d’intervention et carnets d’entretien, centralisée sur une seule plateforme ;
• une application mobile pour remonter rapports, photos, signatures et heures, même hors ligne ;
• un espace client pour suivre les interventions, les validations et les historiques ;
• l’automatisation des tâches administratives : finie la double saisie.

Solitech, l’allié terrain des artisans et PME du BTP

Solitech s’adresse aux artisans et PME du bâtiment, de la maintenance, des espaces verts ou du nettoyage qui veulent simplifier la gestion de leurs interventions. À la clé, plusieurs fonctionnalités pensées pour les pros de terrain :

• un planning visuel avec glisser-déposer, récurrences et gestion des absences ;
• une application mobile pour rapports, photos, signatures et pièces jointes, même hors ligne ;
• un tableau de bord personnalisable pour suivre les interventions et la performance ;
• des formulaires adaptables pour coller à vos processus métiers.

Organilog, la solution tout-terrain pour la planification d’interventions

Organilog s’adresse aux entreprises du BTP, de la maintenance, du nettoyage ou des services qui veulent centraliser le planning, le terrain et l’administratif.

En matière de planning d’interventions, l’outil propose :

• un planning visuel avec glisser-déposer et historique des interventions ;
• une application mobile pour pointage, rapports, photos, signatures et géolocalisation, même hors ligne ;
• des notifications instantanées en cas de changement de planning ou d’incident terrain ;
• un portail client pour consulter bons d’intervention, historiques et factures ;
• des rapports PDF automatiques pour gagner du temps au bureau.

Synchroteam, la solution de gestion d’interventions mobile complète

Synchroteam simplifie l’activité quotidienne de vos techniciens de maintenance, quel que soit votre secteur d’activité : génie climatique, télécom, sécurité, etc. Côté planning d’interventions, l’outil se montre très complet et performant :

• une planification simple et efficace des interventions, avec différentes vues : quotidienne, hebdomadaire et mensuelle,
• un moteur d’aide à la planification, ScheduleAssist, qui vous permet de prendre les bonnes décisions,
• un panier d’interventions afin que les techniciens s’attribuent eux-mêmes les interventions en fonction de leurs disponibilités.

Twimm, la GMAO appliquée à la gestion d’interventions

Twimm assiste les PME dès 10 salariés pour optimiser leur planification d’interventions grâce à :

• la planification automatique des interventions préventives : le logiciel s’appuie sur le type d’équipement et la visite est ajoutée au planning,
• la transformation automatique des demandes de dépannage en interventions planifiées : l’intervenant le plus qualifié est identifié, la mission est inscrite dans son agenda,
• la communication avec le client : dès qu’une intervention est programmée, le client est notifié pour un bon suivi des interventions par toutes les parties prenantes.

Vertuoza, le logiciel BTP complet pour gérer vos chantiers

Vertuoza est un logiciel BTP très intuitif, spécialisé dans la gestion de chantier. Il permet aux professionnels de planifier et d’organiser facilement leurs interventions, tout en optimisant les coûts et les délais. Il présente plusieurs atouts :

• des rapports de chantiers générées en un clic et des templates de devis prêts à l’emploi et personnalisables,
• une communication fluide entre les équipes d’intervention et les clients, avec l’envoi de mises à jour en temps réel sur l’avancement des travaux,
• la compatibilité avec la plupart des dispositifs mobiles, ce qui permet aux équipes d’intervention de recevoir des mises à jour en temps réel.

⭐️ N’hésitez pas à contacter les éditeurs pour obtenir plus d’informations et éventuellement tester leurs solutions !

Comment choisir son logiciel de gestion des interventions ?

Tableau récapitulatif des 15 outils pour votre planning d’interventions

Critères à considérer dans votre sélection

Choisir un bon outil, ce n’est pas cocher trois cases au hasard. C’est trouver le match parfait entre vos besoins terrain et vos contraintes métier. Voici les critères à garder en tête avant de signer :

• votre type d’activité : maintenance, BTP, nettoyage, services… les fonctionnalités varient selon les secteurs ;
• le nombre d’intervenants ;
• la fréquence et complexité des plannings : tournées fixes, interventions d’urgence, récurrence ? Certains outils sont plus flexibles que d’autres ;
• la connexion mobile ;
• le suivi et traçabilité : rapports PDF, photos, signatures électroniques… indispensables pour rassurer vos clients (et vous protéger) ;
• votre budget : logiciel gratuit, abonnement par utilisateur, ou solution sur devis ? Pensez à long terme ;
• interopérabilité : votre outil doit-il dialoguer avec votre ERP, votre logiciel de paie ou votre CRM ? Vérifiez les connecteurs ou l’API.

☝️ Un bon outil, c’est celui qui vous simplifie la vie sans casser votre budget ni vous faire perdre votre latin.

La planification des interventions : un levier de performance

Une bonne organisation passe par un planning d’intervention clair et intelligent.

Les enjeux sont trop importants pour être ignorés : rentabilité et compétitivité de votre entreprise, attractivité pour recruter des techniciens qualifiés sur un marché tendu, gain en temps et en chiffre d’affaires, sans compter la diminution du stress.

Mettez la recherche d’un logiciel de planification dans votre planning, de toute urgence !