Orfeo : La solution logicielle cœur de métier du spectacle

Orfeo est un logiciel métier collaboratif conçu pour les professionnels du spectacle vivant : théâtres, compagnies, ensembles, orchestres, tourneurs, agents artistiques, etc. Il centralise l’ensemble des activités de production, de diffusion et d’administration, facilitant la gestion des plannings, des contrats, des ventes et des tâches liées à l’organisation de spectacles.

Destiné aux structures culturelles de toute taille, Orfeo offre un environnement de travail unifié, adapté aux équipes artistiques, techniques et administratives. Grâce à son approche modulaire, il permet de structurer l’activité de production et de tournée, tout en réduisant le recours à des outils disparates comme Excel ou des solutions génériques.

Les utilisateurs soulignent notamment :

• Un gain de temps quotidien grâce à l’automatisation de nombreuses tâches
• Une collaboration fluide entre équipes grâce à une base d’information commune
• Une traçabilité complète du suivi de chaque projet artistique

Quelles sont les fonctionnalités clés d’Orfeo ?

Centralisation des données et travail collaboratif

Orfeo permet à toutes les parties prenantes d’une structure de travailler sur une même base d’informations actualisée :

• Base de contacts (programmateurs, artistes, techniciens, lieux…) personnalisable
• Historique des échanges et pièces jointes rattachées aux fiches projets
• Outils de commentaires, assignation de tâches, et suivi collaboratif
• Accès web et mobile pour le travail à distance

Cette centralisation limite la duplication des données, les oublis et les erreurs de version.

Gestion intégrée des plannings artistiques et logistiques

Le module planning offre une vision d’ensemble ou détaillée des activités de production :

• Calendrier d’équipe avec filtres par projet, personne ou lieu
• Planification des dates de tournées, résidences, répétitions
• Visualisation des disponibilités des artistes et techniciens
• Export automatique pour partage ou impression

Les utilisateurs peuvent ainsi mieux coordonner les tournées, anticiper les conflits de planning et ajuster en temps réel.

Suivi de production, contrats et documents automatisés

Orfeo prend en charge la chaîne complète de production d’un spectacle, du booking à la facturation :

• Édition de devis, feuilles de route, contrats et fiches techniques
• Génération automatique des DPAE (Déclarations Préalables à l’Embauche)
• Gestion des droits d’auteur, conventions, et cachets
• Signature électronique intégrée

Ces outils réduisent la charge administrative, tout en garantissant la conformité des documents.

Pilotage de la diffusion et des opportunités

Orfeo accompagne les équipes dans la prospection et le suivi des dates :

• Gestion de campagnes de diffusion (emailing, relances, suivi)
• Enregistrement et catégorisation des opportunités
• Suivi des options, négociations, confirmations
• Indicateurs de performance (taux de transformation, recettes prévisionnelles, etc.)

L’outil permet aux diffuseurs de structurer leur travail de terrain et de mieux cibler leurs actions.

Modules spécialisés pour orchestres, opéras et lieux de spectacle

Des modules avancés sont disponibles pour les structures aux besoins spécifiques :

• Régie d’orchestre et d’opéra : gestion des pupitres, partitions, convocations
• Régie technique : matériel, logistique, transport
• Budget et suivi financier de production
• Planning du personnel : coordination des équipes permanentes et intermittentes

Cette flexibilité fait d’Orfeo une solution adaptée à la diversité des structures du secteur culturel.

En résumé

Orfeo répond aux exigences croissantes des professionnels du spectacle vivant en leur offrant une solution complète, adaptée et collaborative. Ses utilisateurs apprécient en particulier :

• Une organisation centralisée qui remplace de nombreux outils disparates
• Une gestion fluide et en équipe des tournées, projets et productions
• Un gain de temps réel sur les tâches répétitives et administratives
• Une adaptabilité forte aux réalités du secteur artistique (intermittence, mobilité, planning mouvant)
• Une approche métier éprouvée, conçue avec et pour les professionnels du spectacle

Plus de 600 structures utilisent Orfeo pour professionnaliser et fluidifier leur organisation, tout en restant concentrées sur l’essentiel : la création et la diffusion artistique.