Logiciels de Gestion de l'Information Produit (GIP ou PIM)

Les logiciels de gestion de l’information produit sont plus connus sous le terme anglais Product Information Management (PIM). Ces logiciels d’organisation et de planification sont conçus pour gérer des ensembles et sous-ensembles d’items correspondant à des produits, des articles ou des références.

Qu’est-ce que le PIM ?

Définition

Le PIM (Product Information Management) ou GIP (Gestion des Informations Produits) fait référence au logiciel et aux processus permettant de centraliser, exploiter et de mettre à jour l’ensemble des données relatives aux produits conçus par une entreprise (données techniques, images, tarifs, mesures, etc.). Les données produits issues d’un logiciel de PIM permettent, entre autres, l’impression de catalogues produits, la mise à jour d’inventaires sur des sites e-commerce ou encore l’échange de données produits dans un réseau de distributeurs. Les outils PIM permettent également d’uniformiser l’expérience clients (Product eXperience Managment) sur tous les canaux de vente.

Comment fonctionne le PIM ?

Le PIM se matérialise par une plate-forme technologique orientée donnée (programme informatique) qui permet d’agréger l’ensemble des informations marketing, techniques, utilisateurs et les médias relatifs à un ou plusieurs produits. Les données et informations produits proviennent la plupart du temps des sources et des formats suivantes :

• Fichiers plats de type CSV, XLS (Excel), XML, PDF, traitement de texte, védios, images,…
• Bases de données quelconques : MySQL, Microsoft Access,…
• Système d’information de l’entreprise : ERP (mesures, prix, spécifications), CRM, site e-commerce…

En plus de collecter et centraliser les données dans une base de données unique, le PIM permet également d’enrichir, corriger, rechercher, classer, traduire et mettre à jour toutes les données produits. Il permet donc d’atteindre un très haut niveau de qualité de l’information grâce à l’intégrité des données et à leur gestion agile ce qui améliore l’expérience client.

La troisième étape qui fait suite à la collecte et au traitement des données est la diffusion des données produits vers des services tiers via des canaux de type export CSV, export XML ou directement via API Rest (Web Services). Les données du PIM sont généralement exploitées dans les cas applications suivants :

• Conception et impression d’un catalogue produit ou d’un catalogue tarifaire
• Mise à jour d’applications mobiles (pricing list pour les forces de vente par exemple)
• Mise à jour des contenus d’un site e-commerce, d’une marketplace ou des réseaux sociaux
• Alimentation d’un point de vente (magasin) avec les informations produits (inventaire, stock, supports marketing, tendances de ventes ….)
• Création d’une meilleure expérience client sur un site e-commerce

Certains outils PIM s’intègrent nativement via API à des logiciels spécialisés tels que la gestion de catalogues, la gestion des processus métier et de qualité des données (Data Quality).

Les principales fonctionnalités d’un logiciel PIM

Fonctionnalités couvertes par toutes les solutions PIM

• Collecte des informations sur les produits à partir de différentes sources de données
• Centralisation des données et informations dans une base de données unique
• Identification et correction des données problématiques ou incohérentes
• Automatisation des processus métier liés au mouvement des données et à leur mise à jour
• Moteur de recherche et filtre
• Gestion des tags, nomenclatures, catégories, métadonnées, et de la taxonomie de manière générale
• Diffusion des informations produits vers la vente au détail, les médias sociaux, le marketing ou les canaux de vente
• Tableau de bord

La plus grande différence entre le PIM et le logiciel de gestion de catalogue thématique similaire est que le PIM est plus englobant et va au-delà de l’enrichissement des données.

Notions proches du PIM

• DAM (Digital Asset Management) : gestion des fichiers média relatifs à des entités (produit, thématique, donnée)
• PDM (Product Data Management) : gestion des données structurées des produits uniquement (pas de commentaires, documents joints, etc.)
• PLM (Product Life Cycle Management) : gestion du cycle de vie du produit. Il donne une vision stratégique du produit (mise sur le marché, avant-vente, vente, marketing, ajustements fonctionnels, etc.)
• MDM (Master Data Management) : gestion d’un référentiel de données pour l’ensemble du système d’information de l’entreprise
• ECM (Enterprise Content Management) : gestion de tous les contenus de l’entreprise
• PXM (Product Experience Management) : gestion de l’expérience produit. L’acte d’achat est une  expérience complète, de part les différentes étapes à franchir, le nombre de canaux ou d’appareils que cela peut couvrir. Pour être positive, l’expérience produit  doit être de même qualité sur tous les canaux et à tout moment. De la phase de découverte à l’achat, les acheteurs doivent recevoir des informations et des attentes claires et cohérentes sur les produits.

Qui utilise un logiciel PIM ?

Le logiciel de PIM est souvent bien plus versatile que l’on croit. Il ne sert pas uniquement à gérer des données techniques de production, mais il sert aussi et surtout au marketing et à la vente. Voici les principaux utilisateurs des logiciels PIM :

• Les équipes marketing souhaitant mettre en place des actions multicanal
• Les responsables des systèmes d’information (DSI) soucieux d’harmoniser la gestion des données produits et de réduire les erreurs
• Les acheteurs désireux de renforcer leur relation avec les fournisseurs
• Les responsables e-commerce qui bénéficient de la qualité des produits sur les ventes en ligne

Avantages et inconvénients d’une solution en ligne de PIM

Avantages

Disposer d’un outil en ligne de gestion de ses références comme Afineo, Akeneo ou une autre solution de PIM apporte de très nombreux bénéfices :

• Il permet de centraliser toute l’information produit et de la gérer de manière collaborative et simultanée ;
• Il donne du sens aux références en les hiérarchisant (ex : un produit se décompose en 25 articles) et en les liant entre elles (ex : 2 articles vendus ensemble bénéficient d’une réduction de 15%) ;
• Il permet de maintenir à jour les données liées aux produits et aux articles, car tous les collaborateurs mettent à jour une seule et même base de données ;
• Il permet d’exploiter ces données facilement. L’exemple le plus courant est la création d’un catalogue produit automatiquement ;
• Il permet de responsabiliser les collaborateurs, de centraliser l’information, et de tracer les références tout au long de leur cycle de vie

Inconvénients

• Le PIM n’est pas suffisant pour agréger toutes les informations produit. Il doit être complété par un DAM pour la gestion des médias par exemple.
• Les solutions de PIM Open Source sont insuffisantes en termes de fonctionnalités. Des développements spécifiques ou l’achat de modules doivent être anticipés.
• Le coût d’un intégrateur est très élevé

Comment choisir un logiciel de PIM ?

Critères

• Le prix. Pour information il n’existe pas de PIM gratuit
• Une gestion complète des assets (DAM intégré idéalement)
• Possibilité de créer plusisuers référentiels (univers dissociés) par marque par exemple
• Compatible avec tous les canaux marketing
• L’intégration et synchronisation avec les CRM, ERP, CMS & sites e-commerce de type Magento, Prestashop, les outils de gestion de projet ou de GED
• Ergonomie : privilégier les solutions intuitives

Meilleurs logiciels de PIM SaaS, payants et Open Source

• Open Source ou Libres
  • Pimcore
  • Akeneo
• Payant
  • Afinéo
  • Quable
  • Censhare
  • Goaland
  • Divalto
  • Oracle